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3) 特別な資料請求

相手にとって手間のかかる資料請求の場合などは 例文のように なぜ請求するのかという事を 相手に上手に説明する必要がある。最初のパラグラフは そうした内容だが、相手を ミスリードしない程度に 買う意思が強いというニュアンスを上手に伝えることが 良い対応を引き出すポイントになる。例文では 価格や条件がよければ 30日以内に発注する用意があると述べている。

Attached to this letter is ... は 良く使えるフレーズ。 また、providing ... とか provided ... という言い回しは、条件を付記する書き方として良く使われる。 Please be advised ... は定型で 以下の事をお伝えします、という意味のフォーマルな表現方法である。さらに、provide us with という書き方も覚えておくと便利でしょう。Should ... といった書き方は、フォーマルな定型のスタイルで非常に良く使われる。(例) Should you have any questions, please contact us. なお、発注書等に添付される、スタンダードの約款 (契約条件) は 通常 general terms and conditions という言い方をする。
【資料請求のレター・サンプル】
Dear ...      

Attached to this letter is an overview of items and services which we are interested in purchasing from your firm, providing your terms and conditions are favorable, and your prices are competitive. Please be advised, however, as the attached overview is only an informed guess as to our needs, it should not be considered as anything more than a brief description of our requirements.

Please provide us with your price list together with your terms and conditions of sale, any applicable discounts, deliveries and relevant sales and corporate policies. Should the information you provide be acceptable and competitive, you can look forward to our first order within thirty (30) days.

Thank you for your assistance in advance. We have also enclosed our procurement general terms and conditions for your review.

Sincerely,



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