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サンプル・レターは 事態が少し深刻で 客先に届いた製品が契約書の仕様通りでないという通知を受けて書いたものである。例文では 素直に落ち度を認めているが、実際には 相手の通知の内容を良く精査することがファーストステップになろう。

例文では まず 相手の通知を受け取ったという通知の This is to acknowledge という文章で始まっている。そして we are in receipt of は 受け取りましたという時に良く使われる表現だが、覚えておくと便利。whereby ... という書き方も ビジネスでは一般的で notice の内容をその後に記述して説明するための関係詞である。言い訳を長々と書かずに 相手に対して取ったアクションとやれること(オファー)を速やかに述べるスタイルは こうした状況に適した文章と言えるでしょう。具体的には we are requesting that ... 以下に 新しいものを(作って)何時何時までに送るので如何でしょうか というオファーになっている。最後に、Please accept our apologies for ... と謝罪をしているが、このフレーズは 非常に良く使われるスタイルだ。

Dear ...

This is to acknowledge that we are in receipt of your notice whereby you informed us that the goods shipped to you on February 23, 2019 did not conform to the agreement we have signed on July 14, 2018. We regret the mistake on our part, and have already started a thorough investigation so that the same mistake will never take place in the future.

While we recognize that the time for performing the work under this agreement has expired, we are requesting that you extend the time to April 20, 2019 so that we may cure the defect by replacing the shipment with goods that conform to our agreement.

Please accept our sincere apologies for this inconvenience. We will be looking forward to your response.

Sincerely yours,

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