ビジネスレター・メールの書き方

つまり、ChatGPT や Microsoft Bard のような AI を活用して 手紙を書く訳だが、AI に日本語で書いた手紙の下書きを翻訳してもらうこともできるし、自分が書いた英文をリライトしてもらうことも可能になっている。それで ネイティブが書くような手紙を書いてもらえる訳だ。英文が 自分の意図通りのものになっているかを確認する作業は 必要になるが かなり高いレベルの手紙になる。以下は 日本語のレターの原案と AI (ChatGPT) が作成した英文のサンプルである。

日本語から英語への翻訳の依頼｜暑中お見舞い　以下の内容を英文にして欲しい ...

平素は 格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。この度は ご丁寧にも結構なお品をお贈りいただき　誠にありがとうございました。今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げますと共に 酷夏の折柄　皆様方のご健勝と貴社のご発展をお祈り申し上げます。略儀ではございますが 書中にて 取り急ぎお礼申し上げます。

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

I would like to express my sincere gratitude for your continued support and patronage. Your kind and generous gift was greatly appreciated, and I am truly thankful for your thoughtfulness.

As we navigate through this scorching summer, I extend my best wishes for your well-being and for the continued prosperity of your company. Your ongoing kindness is deeply valued, and I hope our relationship remains as strong as ever.

Although this message is brief, please accept it as my heartfelt thanks.

Warmest regards,

[Your Name]

一方、以下は AI に次のような日本語で要点を告げて 手紙を作成してもらった例である。

アメリカ人とのミーティングが昨日ありましたが、そのお礼の手紙を英語で書きたいと思います。1時間ほどのプレゼンテーションをしましたが、我が社の製品に興味を示してくれました。なお、商品は 1台 1億円ほどする産業機械ですが より具体的で 詳細なスペックをいただければ、こちらから色々と提案させていただきたいと思うし 価格についても ニーズに合わせて、魅力的なオファーが出せると思います と言うような内容で 手紙を出したい。

Dear [Recipient's Name],

I would like to extend my heartfelt gratitude for the productive meeting we had yesterday. I truly appreciate your time and attention during our one-hour presentation, and I am delighted to hear of your interest in our industrial machinery products.

As you may know, our machinery represents a significant investment, with each unit priced at approximately 100 million yen. To ensure that we provide you with the most tailored and competitive solution, we kindly request more specific and detailed specifications from your end. With this information in hand, we are confident that we can craft a compelling offer that aligns perfectly with your unique needs, both in terms of product features and pricing.

We are excited about the potential of collaborating with you and your organization, and we are committed to delivering the highest value. Please feel free to reach out to us with any further details or questions you may have as we move forward in our discussions.

Once again, thank you for your time and interest. We look forward to the possibility of working closely together and serving your industrial machinery needs.

Sincerely,

AI の回答は 少し聞き方を変えることで変わるし 最初に提案された手紙に対して 変更したいポイントを告げて リライトしてもらうこともできるので 色々と試してみると良いだろう。そうしたプロセスを踏めば より自分が書きたい手紙のイメージに近いものになるはずだ。前述の手紙では そうすることで 以下のような手紙も提案されたが その結果の違いを確認して欲しい。

I want to express my sincere thanks for the productive meeting we had yesterday. It was a pleasure presenting our high-end industrial machinery to you and your team.

I'm thrilled to hear that you found our products intriguing, especially considering their price point of approximately 100 million yen per unit. Your keen interest has opened up exciting possibilities for collaboration.

To move forward, I would greatly appreciate it if you could provide us with more detailed specifications and requirements. This will enable us to tailor our proposals precisely to your needs. Additionally, I believe we can offer competitive pricing options that align with your budget and objectives.

Please feel free to share any specific details or expectations you have in mind, and we'll work diligently to create an attractive offer for you.

Once again, thank you for your time and interest. I eagerly anticipate the opportunity to explore potential collaboration further.

Best regards,

[Your Name]
[Your Contact Information]

以上は ChatGPT の無料のバージョンに お願いして出てきた英文である。如何でしょうか？