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相手にとって手間のかかる資料請求の場合などは 例文のように なぜ請求するのかという事を相手に上手に説明する必要がある。最初のパラグラフは そうした内容だが 相手をミスリードしない程度に買う意思が強いというニュアンスを上手に伝えることが良い対応を引き出すポイントになる。例文では 価格や条件がよければ 30日以内に発注する用意があると述べているが こうすることで 相手に無視される可能性は 低くなる。

Attached to this letter is ... は 良く使えるフレーズ。 また、providing ... とか provided ... という言い回しは 条件を付記する書き方として 良く使われる。Please be advised ... は 定型で 以下の事をお伝えします という意味のフォーマルな表現方法です。さらに provide us with という書き方も覚えておくと便利。Should ... といった書き方は フォーマルな定型のスタイルで非常に良います。(例) Should you have any questions, please contact us. なお、発注書等に添付される スタンダードな約款 即ち 契約条件は 通常 general terms and conditions という言い方をする。

Dear ...
Attached to this letter is an overview of items and services which we are interested in purchasing from your firm, providing your terms and conditions are favorable, and your prices are competitive. Please be advised, however, as the attached overview is only an informed guess as to our needs, it should not be considered as anything more than a brief description of our requirements.

Please provide us with your price list together with your terms and conditions of sale, any applicable discounts, deliveries and relevant sales and corporate policies. Should the information you provide be acceptable and competitive, you can look forward to our first order within thirty (30) days.

Thank you for your assistance in advance. We have also enclosed our procurement general terms and conditions for your review.

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