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ビジネスレターの書き方

見積依頼・引合
見積るという言葉には "quote" がよく使われるが 見積依頼 (Request For Quotation - RFQ) の場合、法的拘束力のあるオファー (firm price) が必要なのか、概算 (estimate) で良いのかを明確にすべきであろう。一般的に firm price では 何時までその価格が有効か validity を明記する。また、delivery は 納期の意味で 米国では客先渡しでも FOB という言葉を例文のように用いるので要注意。例文は東京のジョブサイトに何時までに届くかという内容である。

基本的なことになるが 見積を依頼する時には 仕事のスコープとスペック(仕様など詳細)を明確にすることが大切である。必要事項が明記されていなければ 売り手(ベンダー)が質問してくる場合もあるが、通常は 最も経済的なもので済まされるか なくとも機能するものであれば 付いてこないのが原則。普通は 図面や仕様書にスペックが詳細に規定されていて、それを引合書などに添付する形式を取る。従って、カバーレターとなる見積依頼書では その添付資料の図面番号などを例文のようにリファー(引用)するスタイルを取るのが一般的。また、支払い条件、保障、キャンセルの条件などを明記した general terms and conditions をバイヤーが見積依頼時に添付することも珍しくない。

サンプル・レター
To: __________

Please quote us your firm price, delivery, and terms and conditions of sale for the following goods:

Item Description Drawing #
Design Work As-built AS101
(as per attached)
Fab. steel AISI 309S AF201, 202, 204
(ditto)

Please kindly indicate all prices FOB (job site), Tokyo, Japan, and also indicate when your price quote shall expire.

Also, please refer to the attached general terms and conditions that could be used for your quotation. Should you have any questions, please feel free to contact me at (123) 456-7890.

Thank you for your expeditious response to this matter.

Best regards,
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