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ビジネスレター・メールの書き方

Introduction

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インターネットの発達により 電子メールでのコミュニケーションが普及し、地球の裏側との交信もスムースに出来るようになって久しい。退社前にメールで アメリカのサプライヤーに依頼をしたら 翌朝 出社した時には 回答が来ているなんてことも 今日では 当然のこと。従って、上手に英語のメールが書けると海外との仕事がどんどん出来るような時代である。ところが、あるサイトに英語のメールの書き方の解説で 次のような例文が紹介されていた。

Dear Sir or Madam,
I saw your products on the website. I would like to know the price of the products. Could you send me a price list including shipping costs?

英語は 間違いなく プライスリストが欲しいという意図の伝わる文章になっているが、これでは 回答が来ない可能性が高い。何故だろうか? 価格表が出てくることも稀にあるだろうが、一般に価格情報というのは 企業秘密に近いもので 必要な時以外には そう簡単には 出さないのものだ。

つまり、商品の価格が知りたい時は 消費者 もしくは バイヤーであるということが 相手に明確に分かるような聞き方をしないと 思ったような回答は もらえない可能性が高い。また、送料は どこまでの送料なのか 書く必要があることは 言うまでもない。常に 相手の立場を良く考えて文章を作ることが 上手なビジネス英語 (日本語も同様) を書く基本だ。英語になると そうした点に気が回らなくなる人がいるようだが 気を付けなければなりません。さて、先ほどの例文 (本文のみ) を書き換えて見ましょう。

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For the use of our new office, we are interested in buying xxxx and/or yyyy listed on your Web site. Please let us know the price - including the shipping costs to Tokyo, Japan.

xxxx, yyyy は きちっと 相手が分かるように記述する必要がある。また、お願いすることが 一つ以上の場合は 箇条書きにするなどすれば 相手に間違いなく対応してもらえる可能性が高くなるだろう。 微妙なニュアンスを伝えるとか 相手を説得する必要がある場合などは 日本語を 直訳したような英語では うまく行かないものだ。

本サイトでは 以上のような ビジネスの目的を達成するのに重要なポイントを 十分に考慮した英語の例文を 簡単な解説と併せて 載せているので 参考にして欲しい。下のコンテンツ(例文集)目次から 興味のあるアイテムをクリックすると そんな英語の例文と解説が参照できるので ご利用下さい。

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